Imagine uma situação em que, na produção de um pedido, na etapa final, você nota um erro no produto. Muitos pensam que é fácil contornar a situação: “É só refazer”.

E, para refazer, a empresa precisa utilizar novamente:

• matéria-prima;

• equipamentos;

• horas de trabalho;

• energia;

• espaço;

• tempo.

E, às vezes, é realmente mais fácil. Porém, quando essa situação se repete frequentemente, você pode estar perdendo tempo e recursos.

1 – O custo invisível:

O que é o retrabalho? O retrabalho é quando uma atividade precisa ser refeita ou corrigida porque não foi realizada corretamente ou não saiu como esperado.Afinal, retrabalho e falha não são a mesma coisa? A resposta é não. A falha é quando um serviço ou produto apresenta algum defeito, já o retrabalho é consequência de um problema, não necessariamente o problema em si, quando produtos e recursos precisam ser utilizados novamente.

2 – Onde o retrabalho causa custos invisíveis?

Além do custo direto, que é aquele custo de ter que utilizar mais recursos para refazer o produto ou serviço, temos o custo da produtividade, no qual o expediente é utilizado para corrigir um erro que poderia ser evitado.Temos também o custo do prazo, que pode causar um engarrafamento ou atraso na cadeia de produção caso algum trabalho tenha que ser refeito. E, se por acaso o produto defeituoso passar por todas as etapas de verificação, existe a possibilidade de chegar ao cliente e causar insatisfação, reclamações e a perda da confiança do cliente.

3 – Mas porque os erros continuam acontecendo e como identificá-los:

Se o retrabalho acontece com frequência, apenas corrigir o erro não resolve o problema. É importante entender o que está fazendo aquele erro acontecer para que ele não continue se repetindo.Por exemplo, imagine que um funcionário esteja preenchendo uma informação de forma errada. Uma solução seria corrigir a informação e pedir para que ele tenha mais atenção na próxima vez. Porém, será que o problema realmente está apenas no funcionário? Pode ser que o processo não esteja bem explicado, que o formulário seja confuso, que falte treinamento ou até mesmo que a informação necessária não esteja chegando de forma correta.

Por isso, antes de procurar um culpado, é importante entender como o processo está sendo realizado e onde o erro está acontecendo.Uma das formas de fazer isso é através do mapeamento de processos, que permite visualizar as etapas de uma atividade e identificar onde estão os problemas, gargalos e possíveis desperdícios.Outra ferramenta que pode ajudar é o Diagrama de Ishikawa, utilizado para organizar e identificar possíveis causas de um problema. Dessa forma, em vez de apenas corrigir o erro, a empresa pode procurar entender sua origem.

4 – Como reduzir o retrabalho:

Depois de identificar onde e por que os erros estão acontecendo, e necessário buscar maneiras de melhorar o processo.Uma das primeiras medidas pode ser a padronização das atividades. Quando existe uma forma clara e específica de realizar um determinado trabalho, fica mais fácil garantir que todos sigam o mesmo caminho e identificar quando algo está sendo feito de maneira diferente.Além disso, é importante acompanhar os resultados depois que uma mudança é realizada.

Afinal, não adianta modificar um processo se não sabemos se a mudança realmente trouxe alguma melhoria.Nesse caso, se faça perguntas como :

• O número de erros diminuiu?

• A quantidade de retrabalho diminuiu?

• Houve redução dos custos?

Com essas informações, a empresa consegue entender se a solução realmente funcionou ou se ainda existem pontos que precisam ser melhorados.

Conclusão

O retrabalho pode parecer apenas uma pequena correção dentro da rotina de uma empresa, mas quando acontece com frequência, seus impactos podem ser muito maiores do que parecem.Além dos materiais e recursos utilizados novamente, existe o tempo perdido, a redução da produtividade, possíveis atrasos e até mesmo impactos na satisfação dos clientes.Por isso, identificar a causa dos problemas é tão importante quanto corrigi-los. Através do mapeamento e da análise dos processos, é possível encontrar pontos que podem ser melhorados e buscar soluções que tragam resultados para a empresa.